Társasházi dokumentáció

Mi kötelező? Mi ajánlott?

Egy társasház működéséhez számos dokumentumra van szükség. De hogy mik ezek, hol kell tárolni, ki tekintheti meg, milyen időközönként kell felülvizsgálni, azt már sokkal kevesebben tudják. A teljesség igénye nélkül néhány fontosabb dologra kívánjuk fel hívni a figyelmet az alábbi cikkünkkel, mely egyaránt lehet hasznos tulajdonosnak, bérlőnek vagy akár a társasház tisztségviselőinek.

Kötelező alapdokumentumok

Egy társasház sem létezhet Alapító Okirat nélkül. Az alapító okirat a jelenlegi jogszabály szerint több részből áll. Az első bevezető rész tartalmazza a társasház nevét, címét és a jogszabályi hivatkozást, ami alapján létrejött. Jelenleg hatályban lévő társasházi törvény a 2003. évi CXXXIII. tv. (továbbiakban: Tht.) Azok az alapító okiratok, melyek korábbi társasházi törvények alapján készültek, revideálásra szorulnak. Az alapító okirat második része tartalmazza a közös tulajdonban maradó épületrészek tételes felsorolását római számokkal jelölve. A harmadik rész tartalmazza a külön tulajdonba kerülő lakások és nem lakás céljára szolgáló helyiségek arab számmal történő felsorolását, megjelölve, hogy ezekhez a közös tulajdonból mennyi eszmei tulajdoni hányad járul. Valamint ebben a részben szokás feltüntetni az elővásárlási jogot, az előbérleti jogot vagy a kizárólagos használati jogot is. A negyedik rész tartalmazza „az ingatlan-nyilvántartás szabályai által megkívánt egyéb adatot, jogot és tényt”, például szolgalmi jog, vezetékjog.

Az alapító okirat csak akkor érvényes, ha:

• nem tartalmaz jogszabályellenes rendelkezést ;
• közokiratba vagy ügyvéd illetve kamarai jogtanácsos által ellenjegyzett magánokiratba van foglalva;
• be van nyújtva az ingatlan-nyilvántartásba a szükséges mellékletekkel (szintenkénti, 1:100 méretarányú alaprajzokkal).

Az utóbbit nagyon fontos kihangsúlyozni. Hiába van meg a módosított, jogszabályoknak megfelelő alapító okirat a fiókban, ha nincs benyújtva az ingatlan-nyilvántartásba, akkor nem érvényes.

Szintén kötelező dokumentum a társasház Szervezeti és Működési Szabályzata (továbbiakban: SZMSZ). Bár a Tht. nem szankcionálja, ha a társasház nem rendelkezik a SZMSZ-szel, mégis fontos ennek megléte, ugyanis nagyban megkönnyíti a működést. Tartalmazza a tisztségviselők jogkörét és feladatait, a közös költség meghatározásának módját és mértékét. Vegyünk néhány példát. A közös költséget nem fizető tulajdonos elleni lehetséges lépéseket (pl.: felszólítás, fizetési meghagyásos eljárás elindítása, a behajtás) az SZMSZ-ben kell meghatározni. Enélkül a társasházkezelő tehetetlen. Szintén az SZMSZ tartalmazza a házirendet (mikor lehet zajjal járó tevékenységet végezni; hány órától van zárva a kapu; mit lehet a folyosón elhelyezni és mit nem; állattartás szabályai stb.) Láthatjuk tehát, hogy az SZMSZ a szabályozott működés alapja. Ez a dokumentum is csak akkor érvényes, ha be van nyújtva az ingatlan-nyilvántartásba.

Szintén kötelező dokumentum, de a tapasztalatok alapján sok társasház esetén hiányzik, a Határozatok könyve. Ami a társasház alapítása óta hozott összes határozat szövegét tartalmazza, valamint azt is, hogy a határozatok mikor é és hogyan lettek végrehajtva. Ezt a gyűjteményt minden lakó számára hozzáférhetővé kell tenni. Előfordulhat például, hogy a társasház határozatban döntött a rövidtávú szállásadás korlátozásáról, de ezt az információt egy tulajdonosváltás során az eladó nem adja tovább a vevőnek, akinek az ingatlannal ilyen jellegű terve van. Ezért is szoktam javasolni, hogy társasházi ingatlan vásárlása előtt a vevő keresse fel a közös képviselőt és tájékozódjon körültekintően.

Műszaki dokumentáció

A napi működéshez elengedhetetlen, hogy meg legyen az épület műszaki dokumentációja. Ennek legfontosabb részei:

• szintenkénti alaprajz
• gépészeti rajzok
• tűzvédelmi szabályzat és esetleg mentési terv
• statikai jegyzőkönyvek
• szabványossági ellenőrzési jegyzőkönyvek (kéményvizsgálatok, tűz- és érintésvédelemi jegyzőkönyvek, gáz műszaki felülvizsgálat)
• felújítási terv

Bármilyen műszaki probléma esetén ezek a dokumentumok elengedhetetlenek. Egyes dokumentumoknak van érvényességi ideje. Ezek felülvizsgálatát bizonyos időközönként meg kell rendelni. A hiányosságok miatt a társasház bírsággal sújtható.

Szerződések

Nagyon fontos, hogy naprakészen legyenek tartva a szerződések. A társasház szerződéses viszonyban áll(hat) a szolgáltatókkal (áram-, gáz- és vízszolgáltató), munkavállalókkal (takarító, gondnok, fűtő), a társaskezelővel, a karbantartókkal (pl. lift esetén), a biztosítóval, a bankkal, esetleges bérlőkkel. A szerződések esetében fontos, hogy ne ütközzenek jogszabályba, mert ez esetben a szerződés semmis. Fontos továbbá, hogy a benne szereplő adatok megfeleljenek a jelenlegi állapotnak. Lássunk itt is egy példát. Egy több épületből álló társasház a szétvállás mellett dönt és ezt a folyamatot végig is viszik. Azonban a takarító ugyanaz marad és továbbra is mindegyik épületet takarítja, de nem írnak vele új megbízási szerződést. Ez esetben melyik ház nevére állítja majd ki a számlát? Nézzünk még egyet: a közmű szolgáltató árat emel az ÁSZF-jére hivatkozva, de erről nem kap értesítést a társasház. A szerződés alapos ismeretében tudunk hivatkozni a tájékoztatási kötelezettség elmaradására és felléphetünk az egyoldalú szerződésmódosítás ellen.

És ami még elengedhetetlen

A társasház könyvelését a számviteli dokumentáció tartalmazza, melyet a számvizsgáló bizottság rendszeresen hivatott ellenőrizni. Idetartozik (szintén a teljesség igénye nélkül): elmúlt évek naplófőkönyvei, összesített és tulajdonosonkénti közös költség kimutatások évente, tulajdonosi nyilvántartás, vevő és szállítói analitikák, pénztár és bankszámla jelentések, tárgyi eszköz kartonok, leltárak, bevallások, bérszemfejtési dokumentumok. Az aktákban meg kell lennie a közgyűlések dokumentumainak (meghívók, jelenléti ívek, meghatalmazások, jegyzőkönyvek), hiszen ezek támasztják alá egy-egy határozat jogszerűségét. Ha egy határozat ellen a kisebbség bírósághoz szeretne fordulni, az ügyvédjük első körben a határozat meghozatalában fogja keresni a hibát. Szabályos volt-e a meghívó és annak kiküldése? Szabályosan lett vezetve a jegyzőkönyv? Megfelelőek-e a meghatalmazások? Jól számolták-e a szavazatok által képviselt tulajdoni hányadot? Megfelelt-e a szavazati arány az SZMSZ előírásainak? Ha ezekben hiba van, a határozat megtámadható és meg is fogják tenni az érdekeltek.

Az utóbbi félévben, ahol csak lehet elmondom, hogy a társasházaknak adatkezelési szabályzattal is kell rendelkeznie, hiszen személyes adatokat kezelnek. Sőt, ha egy társasházban kamerarendszer is működik, akkor még szigorúbban kell venni az adatok kezelését. A kamerarendszeren rögzített felvételek csak korlátozott ideig tárolhatóak, és csak speciális esetben (pl. baleset, betörés) nézhetőek vissza. Mivel személyes adatról van szó, külsős céget kell megbízni az adatok tárolásával és a fenti esetekben a hatóságok felé történő továbbításával. Arra NEM lehet használni a kamerarendszert, hogy a közös képviselő megnézze, hogy ki dobja a kuka mellé a szemetet rendszeresen!

Sok mindent tudnánk még felsorolni, de szakmai titkainkat megrendelőinknek tartogatjuk. Láthatjuk, hogy sokrétű feladat ennyi mindenre odafigyelni és naprakészen tartani, és persze emellett még a napi működést is biztosítani. Ezért a társasházkezelést bízza profikra.

Ha úgy érzi, hogy társasháza dokumentációja nem teljes, naprakész és jogszabályoknak megfeleltetett, kérje ajánlatunkat a dokumentáció felülvizsgálatára és javítására. Az általunk átvizsgált és javított dokumentációra 1 év garanciát adunk, s ha a garancia ideje alatt mégis bírságot kapna a társasház, akkor cégünk megtéríti azt.