A társasházak életében elengedhetetlen egy olyan személy, aki intézi a közös ügyeket. De, hogy ki is erre a megfelelő személy? A címben szereplő fogalmakat sajnos manapság gyakran szinonimaként használják, pedig már a Társasházi törvény (továbbiakban Th.) is különbséget tesz a kettő között.
Közös képviselőt a társasház válaszhatja a tulajdonosok közül. Ha feladatát nem üzletszerűen látja el, nem szükséges, hogy szakmai képesítéssel rendelkezzen. Nem kell az ingatlanfelügyeleti hatóságnál bejelentkeznie. Az esetek nagy részében így a közös képviselőnek nem ez a főfoglalkozása, azt csupán többlet feladatként látja el. Előnye, hogy jól ismeri a terepet, a tulajdonostársakat és érdekelt abban, hogy a közösségnek jobb legyen, s valószínűleg olcsóbb. Hátránya, hogy nem rendelkezik kellő rutinnal, kapcsolati tőkével, a felmerülő problémáknál több időt vesz igénybe az utánajárás. Több külső segítséget igényel, például könyvelő, statikus, ügyvéd.
A társasházkezelő azonban szakmai képesítéssel rendelkező személy. Tevékenységét üzletszerűen végzi, s ezt az ingatlanfelügyeleti hatóságnál be is jelentette, amiről igazolással rendelkezik. Gyakorlattal és általában kiterjedt kapcsolati hálóval rendelkezik, jobban tudja az idejét szervezni, rendkívüli esetben azonnal tud intézkedni. A könyveléshez, szerződések írásához, pályázatokhoz nem kell külső szolgáltatót igénybe vennie. Hátránya, hogy költségesebb, hiszen több feladatot lát el, nagyobb hatékonysággal működteti a házat.
Fontos megjegyezni, hogy mindkét esetben meghatározza a törvény, hogy ki NEM láthatja el ezt a feladatkört. Az, aki büntetett előéletű, a tevékenységtől eltiltották ,vagy a kezelői tevékenységgel összefüggésben megállapított fizetési kötelezettségének nem tett eleget. A társasháznak célszerű tehát új képviselő választása esetén bekérni egy erkölcsi bizonyítványt, 0-ás igazolást (NAV-tól és önkormányzatoktól egyaránt), valamint társasházkezelő esetén bizonyítvány másolatot és a regisztráció igazolását. Ezek hiányában nem választható meg felelősen egy új képviselő.
Most nézzük, hogy kötelezettségek tekintetében mi az eltérés. Pontosabban nem is eltérésről van szó, hiszen társasházkezelő a közös képviseleten felül vállalhat többlet feladatokat. Közös képviselő előkészíti és végrehajtja a közgyűlés határozatait, gondoskodva arról, hogy azok megfeleljenek a jogszabályoknak, az alapító okiratnak és a szervezeti-működési szabályzatnak. Ezzel az a legfőbb probléma, hogy sok esetben már az alapító okirat és/vagy a szervezeti-működési szabályzat sem felel meg a hatályos jogszabályoknak, vagy meg sincs. Az újonnan választott képviselőnek ezért mindig az első feladata, hogy ezeket kikérje az ingatlannyilvántartásból, ha szükséges javítsa vagy pótolja, majd ismét benyújtsa az ingatlannyilvántartásba. Ez a feladat egy laikus közös képviselő számára rendkívül idő- és költségigényes, hiszen nem is tudja, hogy honnan és miként tudja ezeket a dokumentumokat beszerezni. A dokumentáció pótlása pedig költséges, azt a közösségnek kell fizetnie.
A közös képviselő feladata továbbá, hogy minden intézkedést megtegyen az épület fenntartása érdekében (például szerelőt hívni csőtörés esetén, hatóságoknál ügyeket intézni, kintlévőségeket behajtani, közgyűléseket összehívni, takarítást biztosítani, stb.) Számtalan olyan eset merülhet fel, ami azonnali beavatkozást igényel. A laikus közös képviselő nem biztos, hogy el tud rohanni a munkából, hogy intézkedjen. Fontos feladat továbbá, hogy beszedi a közös költséget és a szolgáltatási díjakat. Ezekből finanszírozza a ház a közműszolgáltatásokat, takarítást, karbantartásokat, stb. S ha már kezeli a társasház vagyonát, el is kell tudni számolni vele. Azaz a számviteli szabályok szerinti könyvvezetést végez, és elkészíti az éves elszámolást, valamint a beszámolót. Utóbbi a jövő évtől közzé is kell majd tenni. Kíváncsi vagyok, hány társasházi ingatlantulajdonos vágyik rá, hogy elsajátítsa az egyszeres könyvelés csínját-bínját. Persze megbízhat egy könyvelőt is, ami újabb többlet kiadást jelent.
A társasházkezelő ezzel szemben a közös képviseleten túl extrákat is vállal. Gazdasági elemzésen alapuló javaslatot tesz az épület fenntartására, szervezi az üzemeltetési és karbantartási feladatokat, irányítja és felügyeli a tervezett felújításokat. Javaslatot készít a társasház gazdálkodására, a közös épületrészek hasznosítására. Sok társasházban van kihasználatlan tároló, közlekedő, melyek értéket jelenthetnek, s bérbeadásukkal többletjövedelemhez juthat a közösség. A társasházkezelő képes tervet kidolgozni például a tetőtér beépítésére és értékesítésére, mely akár egy teljes felújítás költségeit fedezheti. A társasházak zöménél nincs felújítási terv. Akkor foglalkoznak egy problémával, ha égetővé válik. Vegyünk egy nagyon tipikus példát. A társasház kazánja évek óta vacakol. Az elmúlt két évben többször kellett javítani a fűtési szezonban, mert leállt. Mivel még egy szezont nem bír ki, ki kell cserélni. A cserére nincs pénze a társasháznak, így a tulajdonosoknak egyszeri, rendkívüli befizetéssel fedezni a költségeket, ami milliós tétel. A kazán élettartama könnyen megbecsülhető, s felújítási tervvel akár évekkel korábban fel lehetett volna készülni a problémára: felújítási alap képzésével nem egy összegben kell kifizetni a cserét, pályázati forrásokat lehet rá találni, egy jobb, megbízhatóbb készülék is beszerezhető. (Tapasztalat, hogy a hirtelen bekövetkező cserénél azt veszik meg, amire összegyűlt a pénz és ami elérhető a piac, nem pedig a legjobbat.) Tehát az tervezéssel sokat lehet megtakarítani.
Összegezve, úgy vélem minden társasháznak szüksége van közös képviselőre, de
ahol a tulajdonosok hosszabb távon gondolkodnak, terveik vannak, akár fejlesztenének is (pl.: játszótér, fitneszterem, energiamegtakarítás, stb.) bízzanak meg egy társasházkezelő szakembert.